Evenement organiseren
Laat u informeren via het evenementenloket
Wilt u een evenement organiseren, zoals een braderie, optocht, feest, festival, popconcert of sportwedstrijd op de openbare weg? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan bij de gemeente. Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is.
Via het Evenementenloket kan u vragen stellen of een afspraak maken voor een vooroverleg.
Zo ontdekt u wat voor type evenement uw activiteit betreft en wat u daarvoor dient te doen:
Vooroverleg met het evenementenloket
Voor een vlot verloop van de vergunningprocedure adviseren wij u de gemeente vroegtijdig te betrekken bij uw geplande evenement. In een zogenaamd vooroverleg kan de gemeente u informeren over de gegevens die in ieder geval aan de aanvraag moeten worden toegevoegd. Op die manier wordt voorkomen dat de aanvraag achteraf moet worden aangevuld of dat de gemeente de aanvraag, in het uiterste geval, niet in behandeling kan nemen.
Evenementenloket / Afdeling APV en bijzondere wetten
Incidentele festiviteit organiseren
Een feest op het terrein van uw bedrijf, horecagelegenheid of vereniging, waarbij meer geluid is dan op normale dagen of u ruimere openingstijden hanteert. U kunt maximaal twee incidentele festiviteiten per jaar aan de gemeente melden. Doe de melding minstens 2 weken voor de activiteit plaatsvindt.
Melden via DigiD
Melden via eHerkenning
Melden via eIDASKlein evenement organiseren
Een klein evenement is een eendaags evenement met bijhorende voorwaarden. Een evenement meldt u bij voorkeur zes weken voordat de activiteit plaatsvindt.
Voorwaarden:
- het is een eendaagsevenement
- uw evenement wordt buiten gehouden in de open lucht
- het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 150 personen
- het evenement vindt plaats tussen 08.00 uur en 23.59 uur
- geen muziek wordt ten gehore gebracht voor 08.00 uur of na 23.59 uur, dan wel in dit tijdsbestek het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 85 dB(C) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden
- het evenement vindt niet plaats op een rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of vormt anderszins een belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten
- slechts kleine objecten worden geplaatst, met een oppervlakte van maximaal 25 vierkante meter in totaal
Als uw evenementen voldoet aan alle meldings-voorwaarden dan is een melding voldoende.
Klein evenement melden
Bij uw melding heeft u verschillende bijlagen nodig. Bekijk Melding klein evenement voorbereiden om u voor te bereiden.
Evenementenvergunning aanvragen
In de meeste gevallen is een evenementenvergunning nodig. U moet hiervoor 12 weken van tevoren een aanvraag indienen.
Let op, bij uw aanvraag heeft u verschillende bijlagen nodig. Bekijk Aanvraag evenementenvergunning voorbereiden om u voor te bereiden.
Veiligheidsplan
Het is belangrijk dat u als evenementenorganisator goed nadenkt over de mogelijke risico’s tijdens een evenement.
Denk aan: welke calamiteiten kunnen voorkomen, welke zorgcontacten kunt u verwachten en hoe wordt er in bepaalde scenario’s gehandeld.
Een en ander dient u vooraf met een evenementenzorgorganisatie te bespreken en te verwerken in een veiligheidsplan. Dit plan dient u als bijlage toe te voegen aan de vergunningaanvraag.
Voor meer informatie over het opstellen van een veiligheidsplan, verwijzen we u graag naar de volgende pagina: https://evenementen-veiligheidsplan.vrmwb.nl/.
Daarnaast verwijzen we u ook graag naar de pagina https://www.evenementenz.org/downloads/VeldnormEvenementenzorg_Versie1.pdf. Hier vindt u informatie over normen over de kwaliteit, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en patiëntveiligheid rondom de zorg op evenementen.
Evenementen en stikstof
Evenementen kunnen negatieve gevolgen hebben voor beschermde soorten of voor stikstofuitstoot. Als u een evenement organiseert, bent u verplicht om na te gaan of dit evenement stikstofneerslag veroorzaakt op een Natura 2000-gebied. Het gaat bijvoorbeeld om vervoer van bezoekers van en naar het evenement, vervoersbewegingen tijdens de op- en afbouwfase, gebruik van generatoren, verwarmen van een tent, etc.
Kijk voor meer informatie op de speciale stikstofpagina en in de folder.
Aanvraag evenementenvergunning voorbereiden
Voor de aanvraag van een evenementenvergunning heeft u nodig:
- DigiD, eHerkenning of eIDAS
- Een plattegrond op schaal (1:100) met daarop:
- alle (tijdelijke) objecten
- de calamiteitenroute
- de vluchtroutes
- de nooduitgangen
- de EHBO-posten
- de toiletten (incl. aantallen)
- de locaties met brandgevaar en aanwezige blusmiddelen.
- Een plattegrond van iedere verblijfsruimte welke is bestemd voor meer dan X aantal personen. Daarop wordt aangegeven:
- de hoogste bezetting aan mensen
- de voor personen beschikbare oppervlakte
- de gebruiksbestemming en de opstelling van inventaris en inrichtingselementen:
- brand- en rookwerende scheidingsconstructies
- vluchtroutes
- draairichting van doorgangen
- nooduitgangen en vluchtroutes (incl. breedte in cm)
- vluchtrouteaanduideingen
- noodverlichting
- brandblusvoorzieningen
- brandweeringang
- Constructietekeningen en brandveiligheidscertificaten van alle objecten
- Calamiteitenplan
- Zorgplan (EHBO)
- Een kopie van het legitimatiebewijs van iedereen die de leiding heeft bij het schenken van zwak alcoholhoudende dranken.
- Aantal brandgevaarlijke objecten of stoffen (bijvoorbeeld open vuren, elektrische apparaten, stroomvoorzieningen)
Optionele bijlagen:
- Tentenboek
- Plattegrond overnachtingsterrein
- Verkeersplan (bij evenementen met meer dan 5.000 verwachte bezoekers)
- Plattegrond met de daarop aangegeven route (of parcours)
- Plattegrond van het overnachtingsterrein
- Geluidsrapport bij evenementen met een hoge geluidsbelasting
- Overzicht van geslaagden website verkeersregelaarsexamen.nl.
- Een bewijs dat je toestemming hebt om de locatie te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld een toestemmingsformulier, huurovereenkomst of gebruikersovereenkomst zijn.
Melding klein evenement voorbereiden
Je wil melding maken van een klein evenement. Hiervoor heb je nodig:
- DigiD, eHerkenning of eIDAS.
- Een plattegrond op schaal (1:100) met daarop alle (tijdelijke) objecten.
- Constructietekeningen en brandveiligheidscertificaten van alle objecten.
Optionele bijlagen:
- Een kopie van het legitimatiebewijs van iedereen die de leiding heeft bij het schenken van zwak alcoholhoudende dranken.
- Geluidsrapport bij evenementen met een hoge geluidsbelasting
- Een bewijs dat je toestemming hebt om de locatie te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld een toestemmingsformulier, huurovereenkomst of gebruikersovereenkomst zijn.